KSZSZ történetének megismeréséhez röviden feltétlenül szólni kell a "jogelőd" szervezetről, a Közalkalmazottak Szakszervezetéről. Ez a szakszervezet a rendszerváltást megelőzően egyike volt a legnagyobb ágazati szakszervezeteknek. Tagjai között voltak többek között a közigazgatásban, a tanácsi szerveknél dolgozók, a honvédségi és belügyminisztériumi alkalmazottak, az ügyészségeken, bíróságokon dolgozók. Nagy apparátussal, jelentős tagdíjbevétellel és értékes ingatlanvagyonnal rendelkezett.
A rendszerváltáskor - a többi iparági - ágazati szakszervezethez hasonlóan - ez a szakszervezet is szétesett. A korábbi tagozatokból, az egyes területeken működő bizottságokból, (pl. a Közalkalmazottak Szakszervezetének Magyar Néphadseregi Bizottsága) önálló szakszervezetek jöttek létre. Ezek jelentős részéből 1990-ben alakult meg a Közszolgálati Szakszervezetek Szövetsége. A Közalkalmazottak Szakszervezetének utolsó kongresszusa határozott a szakszervezet feloszlásáról, nem mondta ki azonban a jogutódlást. Ennek ellenére a későbbiekben a KSZSZ-t úgy tekintették, mint a Közalkalmazottak Szakszervezetének jogutódját. (Itt őrizték például a KSZ irattárát, a korábbi alkalmazottak teljes bér- és munkaügyi iratanyagát.)
Mint említettük, a KSZSZ-be tömörült az utód-szakszervezetek jelentős része. Ez egyúttal azt is jelentette, hogy 1991-ben még igen jelentős volt a szövetség taglétszáma, közelítően 200 ezer fő. Ez azonban - az általános hazai tendenciának megfelelően - rohamosan fogyott. A szövetség taglétszámának alakulását azonban nem csak a tagszervezeteinek taglétszám csökkenése befolyásolta.
A KSZSZ megalakulását követő három éven belül különböző okok miatt kivált a legnagyobb szakszervezetei közül három: a Magyar Köztisztviselők és Közalkalmazottak Szakszervezete, a Honvédségi Dolgozók Szakszervezete és a Közművelődési és Közgyűjteményi Dolgozók Szakszervezete.
Mint említettük, a Közszolgálati Szakszervezetek Szövetségét a volt Közalkalmazottak Szakszervezetének tagsága által alkotott tagszervezetek, több mint harmincan hozták létre. A szövetségbe tömörült tagszervezetek megőrizték önállóságukat. A szövetség irányítására a szakszervezetek vezetőiből létrejött a szövetségi tanács, illetve egy szűkebb irányító testület, az elnökség. Ezek a testületek azonban a tagszervezetekre nézve kötelező határozatokat nem hozhattak.
A legfelsőbb döntést hozó szerv már a kezdetektől a kongresszus volt. A kongresszusi küldöttek számát az alapszabály határozta meg a tagszervezetek taglétszámától függően.
Informális operatív irányító, illetve a végrehajtást koordináló szervként működött a vezetői értekezlet, amelynek tagja volt a szövetség elnöke, a két alelnöke, illetve az irodavezető.
A gazdálkodás ellenőrzésére a kongresszus Pénzügyi Ellenőrző Bizottságot választott, amelynek munkáját az elnök irányította.
A Közszolgálati Szakszervezetek Szövetsége még megörökölte a Közalkalmazottak Szakszervezetének jól felépített, nagy létszámú, osztálytagozódású apparátusát. Már 1991-től elkezdődött azonban ennek karcsúsítása és a következő években lényegében folyamatosan csökkent a munkatársak létszáma. Megszűntek az osztályok, a titkárságok. 1995-re munkaviszonyban már csak egy irodavezető, és egy titkárnő maradt, a szövetség elnöke tiszteletdíjas volt, a könyvelést megbízott könyvelő végezte.
A KSZSZ elnöki tisztjét a megalakulásától 1994-ig dr. Szabó Endre töltötte be, akinek ekkor a titkársága mindössze egy gépkocsivezetőből és egy titkárnőből állt. Amikor dr. Szabó Endrét megválasztották a Szakszervezetek Együttműködési Fóruma elnökének, ez a létszám is tovább csökkent egy főre.
A KSZSZ a megalakulásakor 1990-ben még sok, 100 millió forint körüli készpénzzel rendelkezett. Ennek jelentős részét azonban felemésztette a viszonylag nagy létszámú apparátus működtetése, illetve később az elbocsátott dolgozóknak fizetett végkielégítés.
A KSZSZ működtetése még a minimális létszámmal is egyre nagyobb pénzügyi nehézségekbe ütközött. A tagszervezetektől származott tagdíjbevétel növelésének objektív korlátai voltak, az ingatlanok bérbeadásából származó bevétel a nem mindig gazdaságos üzemeltetés miatt viszonylag jelentéktelen volt. A nehézségeket részben csökkentette, hogy az ADOSZT, amelynek elnöke egyúttal a KSZSZ elnöke is volt, az infrastruktúra biztosításával segítette a szövetség működését.
A Közszolgálati Szakszervezetek Szövetsége közvetlenül nem lépett be a Szakszervezetek Együttműködési Fórumába (SZEF), ugyanakkor tagszervezeteinek döntő többsége tagja e konföderációnak. Egy - azóta megszűnt - tagszervezete - a Határőrségi Dolgozók Szakszervezete a Magyar Szakszervezetek Országos Szövetségének (MSZOSZ) volt tagja. A Társadalombiztosítási Dolgozók Szakszervezete pedig az Értelmiségi Szakszervezetek Tömörüléséhez (ÉSZT) csatlakozott.
A KSZSZ delegált a Köztisztviselői Érdekegyeztető Fórum (KÉF) munkavállalói oldalába is képviselőket, éveken át a KSZSZ alelnöke (dr. Novák Csilla) volt a munkavállalói oldal ügyvivője. A szövetség delegáltja - amíg működött - részt vett Költségvetési Intézmények Érdekegyeztető Tanácsának munkájában is. Az Országos Érdekegyeztető Tanács munkavállalói oldalának ugyan a szövetség nem tagja, de a tagszervezetei közül többet delegált a munkavállalói oldal szakértői bizottságaiba.
A Közszolgálati Szakszervezetek Szövetsége már a kezdetektől több külföldi szakszervezettel kapcsolatban állt, de megközelítően sem annyival, mint a volt Közalkalmazottak Szakszervezete. Megemlítendő a német, az osztrák, a szlovák és a ciprusi közszolgálati szakszervezetekkel kialakított együttműködés. A Ciprusi Közszolgálati Szakszervezettel a KSZSZ megállapodást is írt alá a csereüdültetésre vonatkozóan, amely több éven át folytatódott. A KSZSZ belépett a Közszolgálati Szakszervezetek Európai Szövetségbe is. Az elmúlt években vállalta a kezdeményezésükre magyarországi konferencia szervezését is.